Madde 1: Kuruluş

Bu çalışma esasları (“Çalışma Esasları”) Çates Elektrik Üretim A.Ş. (“Şirket”) Sürdürülebilirlik Komitesi’nin (“Komite”) görev kapsamı ve çalışma esaslarını belirler.

Madde 2: Amaç ve Kapsam

Çates Elektrik Üretim A.Ş.’de, sürdürülebilirlik konularının karar alma mekanizmalarına ve iş süreçlerine yerleştirilmesi ile tüm paydaşlar için uzun vadeli değer yaratmak amaçlanmıştır. Bu amaçla kurulan Sürdürülebilirlik Komitesi, Şirket’in sürdürülebilirlik faaliyetlerini resmi olarak gözden geçiren ve onaylayan, başkanlığını Aydem Enerji SEÇ ve Sürdürebilirlik Grup Direktörü’nün yaptığı bir Komitedir.

Sürdürülebilirlik Komitesi Çates Elektrik Üretim A.Ş.’de sürdürülebilirlik stratejisi ile performansının takibinin sağlanması ve sürdürülebilirliğin karar alma mekanizmalarına ve iş modellerine entegre edilmesine yönelik çalışmaları yapması amacı ile oluşturulmuştur. Komite, Şirket’in sürdürülebilirlik politikası taahhütlerinin uygulanmasını sağlamaya yönelik faaliyetlerin ve fırsatların belirlenmesi, aksiyon planlarının oluşturulması ve uygulatılmasının sağlanmasını amaçlar.

 Komite, kaydedilen gelişmeyi takip etmek ve tüm sürdürülebilirlik çalışmaları için bilgi sağlamak amacıyla 3 aylık periyotlarla toplanır. Komite’nin görevi,  Şirket’in stratejik yönüne ve aksiyon planlarına karar vermektir. Komite, sürdürülebilirlikle bağlantılı konularla ilgili görev yapan çalışanlar tarafından getirilen tavsiyeleri gözden geçirir ve bunlar üzerinde karar verir. Komitede alınan kararlar diğer birimlerle paylaşılır. Komite ayrıca tüm öncelikli unsurların, ÇYS(ESG) parametrelerine, ürünlere, hizmetlere ve karar alma mekanizmalarına entegrasyonu sağlamaktadır. SEÇ ve Sürdürülebilirlik Müdürlüğü bünyesinde tam zamanlı bir sürdürülebilirlik ekibi, Şirket’in sürdürülebilirlik konusundaki yapılanmasını daha etkin hale getirmek hedefiyle kurulmuştur. Sürdürülebilirlik, konularında hedeflerin ve temel performans göstergelerinin (“KPI”) değerlendirilmesi Komite’nin sorumluluğundadır.

Komite’nin amacı; Şirket’in çalışanları ve tüm işletme tesislerini kapsayan sürdürülebilirlik, yaşam, iş sağlığı ve güvenliği kültürünün geliştirilerek, çevre düzenlemeleri ve faaliyetleri de dahil olmak üzere proaktif olarak emniyetli davranış yaklaşımının benimsenmesi ve geliştirilmesinin sağlanmasıdır. Ek olarak, sürdürülebilirlik ilkelerinin uygulanmasını sağlamaya yönelik önleyici/iyileştirici tedbirler, fırsat yaratabilecek alanlar ve faaliyet sonuçları hakkında Yönetim Kurulu’nu bilgilendirmektir. Çalışma Esasları, Komite’nin değerlendireceği tüm sosyal, çevresel, iş sağlığı ve güvenliği konularını kapsar.

Madde 3: Kısaltmalar

KPI: Temel performans göstergelerini ifade eder.

SEÇ: Sağlık, Emniyet ve Çevre

ESG: Çevre, sosyal ve yönetişim (environment, social and governance)

LTI: Gün kayıplı kazaları ifade eder.

Madde 4: Komitenin Yapısı

Komite, en az bir Yönetim Kurulu üyesi, Genel Müdür, Aydem Enerji SEÇ ve Sürdürülebilirlik Grup Direktörü, Santral Direktörü,  SEÇ ve Sürdürülebilirlik Müdürü ve SEÇ ve Sürdürülebilirlik Yöneticisi’nden oluşur. Komitenin toplantı gündeminde paydaş katılımı ve sosyal etki konularında maddeler bulunması halinde İnsan Kaynakları ve/veya Kurumsal İletişim birimlerinin de katılımı istenir. Aydem Enerji SEÇ ve Sürdürebilirlik Grup Direktörü Komiteye başkanlık eder.

Komite üyeleri, Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.

Komite’nin görevlerini yerine getirmesi için gereken her türlü kaynak ve destek Genel Müdür tarafından sağlanır. Komite, gerekli gördüğü departman çalışanlarını ve danışmanları toplantılarına davet edebilir ve görüşlerini alabilir. Komite gerektiğinde konusunda uzman kişilerin ve danışmanların görüşlerinden yararlanır.

Madde 5: Komite Toplantıları

Komite’nin üç ayda bir toplanması esastır, işlerin gerektirdiği hallerde Komite Başkanının çağrısı üzerinde ayrıca toplanabilir. Komite üyelerin salt çoğunluğuyla toplanır ve kararlarını toplantıya katılanların çoğunluğu ile alır. Oyların eşitliği halinde Komite Başkanının oyu doğrultusunda karar alınır.

Şirket’in SEÇ ve Sürdürülebilirlik Yöneticisi veya komite tarafından atanan bir üye, Komite Başkanı’na bağlı olarak “Komite Sekretaryası” sorumluluğunu üstlenir. Komite Sekretaryası, toplantı gündemini toplantıdan önce  Komite üyelerine sunar. Başkanın, toplantıya katılmasını istediği kişilerin katılımını sağlar. Toplantı tutanaklarını ve kararlarını yazar, ilgili taraflara dağıtımını sağlar. Toplantıların idari organizasyonundan ve toplantı tutanaklarının komite üyelerine dağıtımından ve kararların bu tutanaklara işlenmesinden sorumludur.

Komite çalışmaları ile Komite toplantılarına ilişkin sonuçlar Komite Başkan’ ı tarafından ilişkin bilgileri içerecek şekilde Yönetim Kurulu’na sunulur. Komite, kendi görev ve sorumluluk alanıyla ilgili tespit ve önerileri derhal Yönetim Kurulu’na yazılı olarak bildirir. Komite toplantılarına ilişkin tutanaklar Komite üyeleri tarafından onaylanarak Komite kararları ile birlikte saklanır.

Toplantı tutanaklarının yönetim kurulu üyelerine dağıtımından ve kararların karar defterinde muhafaza edilmesinden “yönetim kurulu sekretaryası” sorumludur.

Madde 6: Komitenin Görevleri

Komite aşağıdaki hususlarla sınırlı olmamak üzere sürdürülebilirlik, sağlık, emniyet ,çevre, sosyal ve yönetişim konularını takip eder, gözden geçirir ve revize eder ve gerekli olması halinde ilgili hususları ve   süreçleri Yönetim Kurulu’na raporlar:

·        Sürdürülebilirlik önceliklerinin yönetilmesi, strateji ile entegrasyonun sağlanması ve hedeflerin takip edilmesi;

·        Sürdürülebilirlik ile ilgili politika, faaliyet ve süreçler başta olmak üzere tüm konulardaki ilerlemenin incelenmesi ve yol gösterilmesi;

·        İklim değişikliğinden kaynaklanan riskler ve fırsatların önceliklendirilmesi ve yönetilmesi;

·        Paydaşların sürdürülebilirlik ile ilgili ihtiyaçlarını anlamak için faaliyetlerin  planlanması;

·        Çevresel ve sosyal alandaki performans, enerji tüketimi, atık yönetimi, çevresel ve sosyal riskler ile alakalı geri bildirimlerin değerlendirilmesi;

·        Çevre faaliyetlerinde sürekli iyileştirme ve geliştirmeyi sağlayacak olan önerilerin gerçekleşmesi için planlamanın değerlendirilmesi ve kararların alınması,

·        Proaktif risk önleme, düzenleyici önleyici faaliyetler, kayba ramak kala, emniyetsiz durum ve davranış, LTI da dahil olmak üzere SEÇ performansının sürekli iyileştirilmesi için yol gösterilmesi;

·        İç ve Dış paydaşlarla kurulacak ilişkilerde yol gösterilmesi;

·        KPI uygulamaları ve ilgili hususların değerlendirilmesi;

·        Kritik başarı faktörleri ile ilgili faaliyetlerin takip edilmesi;

·        ESG prensipleri ile ilgili destek vermesi, risk ve fırsat analizlerinin değerlendirilmesi;

·        SEÇ kültürünün yaygınlaştırılması çalışmaları ile planlı yönetim yürüyüşlerinin ve denetim sonuçlarının değerlendirilmesi;

·        Şirket’in operasyonlarının çevresel ve sosyal risklerinin ve etki boyutlarının belirlenmesi, ölçümü, takibi, kayıt altına alınması, denetimi ve raporlanması;

·        Sürdürülebilirlik raporu ve ESG skorlamaları.

Madde 7: Yürütme ve Yürürlülük

Bu doküman ile ilgili ihtiyaç duyulabilecek diğer esasların ve detayların uygulanması için gerekli iç düzenlemeleri yapma yetkisi Genel Müdür ile Aydem Enerji SEÇ ve Sürdürülebilirlik Grup Direktörü’nde olup Yönetim Kurulu’nun onayı ile yürürlüğe girer.